Flujo Operativo EBS — Diseño Ideal
Este documento consolida el flujo de trabajo ideal para EBS Group, los actores que participan en cada fase, y las decisiones de diseño tomadas para el sistema EBS OPS.
Este es el proceso que DEBERÍA existir, no el actual. Todo es auditable y cuestionable hasta lograr el mejor resultado. Última revisión: 2026-06-11
Flujo Completo por Fases
FASE 1 — Comercial (gestión en Odoo)
| # | Paso | Actor |
|---|---|---|
| 1 | Cliente envía Brief | Asistente Comercial lo recibe |
| 2 | Brief pasa a Operaciones para Proyección Preliminar | Gerente Comercial solicita |
| 3 | Ops calcula costo real: PXE, Logística, Viáticos | PM + Jefe Steel + Supervisor EPS |
| 4 | Comercial arma cotización con base en esa Proyección | Gerente Comercial aprueba |
| 5 | Cliente acepta → Contrato firmado | Gerente Comercial cierra |
Regla: Comercial no cotiza sin número real de Operaciones.
FASE 2 — Planeación Operativa (post-contrato)
| # | Paso | Actor |
|---|---|---|
| 6 | Contrato firmado → Diseño entrega Despiece | PM lo recibe |
| 7 | Cross Check de Disponibilidad recurso por recurso | PM |
| 8 | Asignaciones propias → CONFIRMADAS | PM |
| 9 | Recursos faltantes → iniciar Rentas | PM solicita / Show Coordinator aprueba |
| 10 | Conflictos detectados → resolución según autoridad | PM o Show Coordinator |
| 11 | Turnos de personal confirmados | PM con Jefe Steel + Supervisor EPS |
| 12 | Logística de Personal coordinada (vuelos, hospedaje, viáticos) | PM |
| 13 | Logística de Carga coordinada (rutas, vehículos, fechas) | PM |
| 14 | Evento → LISTO → se genera ODS | PM |
| 15 | ODS distribuida a Proveedores Internos | PM |
FASE 3 — Ejecución
| # | Paso | Actor |
|---|---|---|
| 16 | Salida de Almacén — recursos verificados y despachados | Almacén registra |
| 17 | Load In — montaje en Venue | Jefe Steel / Supervisor EPS coordinan |
| 18 | ShowDay — operación activa, personal en stand-by | PM en campo |
| 19 | Load Out — desmontaje, carga, transporte de regreso | Jefe Steel / Supervisor EPS |
FASE 4 — Cierre
| # | Paso | Actor |
|---|---|---|
| 20 | Entrada de Almacén — recursos recibidos y registrados con estado real | Almacén registra |
| 21 | Asignaciones → LIBERADAS | Sistema automático |
| 22 | Cada Proveedor Interno cierra sus gastos reales vs presupuesto asignado | Proveedor Interno |
| 23 | Sistema consolida Budget vs Actual por rubro | Sistema automático |
| 24 | PM entrega Reporte de Eficiencia al Show Coordinator | PM supervisa |
| 25 | Show Coordinator revisa y aprueba cierre | Show Coordinator |
| 26 | Evento → CERRADO | Sistema |
Actores del Sistema
| Actor | Rol en sistema | Responsabilidades clave |
|---|---|---|
| Show Coordinator | ADMIN | Aprueba Rentas fuera de presupuesto, resuelve conflictos críticos, aprueba cierre de evento |
| Project Manager | PM | Planeación completa, Cross Check, genera ODS, supervisa ejecución y cierre |
| Jefe de Steel | OPERADOR | Dirección técnica montaje/desmontaje STEEL, valida Despiece STEEL |
| Supervisor EPS | OPERADOR | Dirección técnica montaje/desmontaje EPS, valida Despiece EPS |
| Almacén | ALMACEN (nuevo) | Registra Salida y Entrada de recursos, actualiza estado e inventario |
| Logística de Carga | PROVEEDOR_INTERNO (nuevo) | Registra costos reales de transporte contra presupuesto ODS |
| Logística de Personal | PROVEEDOR_INTERNO (nuevo) | Registra viáticos, hospedaje y traslados reales |
| Compras y Rentas | PROVEEDOR_INTERNO (nuevo) | Registra rentas externas y compras contra presupuesto ODS |
| Pagos PXE | PROVEEDOR_INTERNO (nuevo) | Registra destajos pagados por evento |
| Gerente Comercial | (Odoo) | Cierra contratos, comunica a Ops |
| Asistente Comercial | (Odoo) | Recibe Briefs, gestiona documentación comercial |
Decisiones de Diseño
Decisión 1 — Proyección existe desde PROSPECTO
Todo evento, sin importar su estado comercial, puede tener una Proyección.
- En estado PROSPECTO: editable, no genera compromisos
- Al firmar contrato: se congela como Pasada 1, inicia Pasada 2
- Si el evento no avanza: queda archivada como referencia histórica
- El sistema automatiza el cálculo (PM captura personas × días × tipo de día, Tabulador hace el resto)
Razón: EBS ya proyecta todo hoy. El sistema debe hacer ese proceso más rápido, no eliminarlo.
Decisión 2 — Cross Check puede iniciar con Despiece preliminar
No es necesario esperar el Despiece aprobado de Diseño para comenzar.
- PM puede hacer Cross Check con estimaciones preliminares
- Asignaciones creadas con datos preliminares quedan en estado Tentativa con flag
sujeto_a_despiece = true - Cuando llega el Despiece aprobado, el sistema muestra qué cambió y qué requiere confirmación
- Recursos críticos de larga reserva (Roof System, Sistema de Torres de Acero) pueden reservarse antes
Razón: El gap entre firma de contrato y entrega de Despiece puede ser semanas. Ese tiempo no puede ser tiempo muerto.
Decisión 3 — Autoridad clara para resolución de Conflictos
El PM puede resolver solo:
- Sustituir recurso por equivalente disponible
- Ajustar fechas del evento dentro del margen del cliente
- Iniciar Renta dentro del presupuesto autorizado
Requiere Show Coordinator:
- Renta que excede el presupuesto autorizado
- Reasignar recurso ya confirmado en otro evento
- Conflicto entre dos PMs sin acuerdo
- Recurso crítico sin ninguna alternativa
Razón: Sin esta regla todo escala al Gerente y se crea un cuello de botella.
Decisión 4 — Almacén registra sus propios movimientos
El área de Almacén tendrá acceso al sistema con rol propio (ALMACEN).
- Confirman Salida de recursos al despachar (Load In)
- Confirman Entrada de recursos al recibir (Load Out)
- Registran el estado real de cada recurso al llegar
- El inventario se actualiza en tiempo real, no después del hecho
Razón: Si el PM registra la salida/entrada, depende de que lo haga mientras coordina decenas de cosas. El inventario siempre estará desfasado.
Decisión 5 — Budget vs Actual vive aquí, no en Odoo
Cada Proveedor Interno tiene acceso al sistema con rol propio (PROVEEDOR_INTERNO).
Flujo:
- ODS define presupuesto por rubro (Logística Carga, PXE, Viáticos, Hospedaje, Sprinter, Extras)
- Cada Proveedor Interno recibe su presupuesto asignado
- Ellos registran sus gastos reales contra ese presupuesto (Solicitudes de Gasto)
- El sistema consolida → Budget vs Actual en tiempo real
- PM supervisa, Show Coordinator aprueba el cierre
El PM supervisa pero no captura — cada área es responsable de sus propios números.
Razón: Los datos de costo real no tienen por qué vivir en Odoo. Si los generan aquí, el Reporte de Eficiencia es automático y auditable.
Entidades pendientes de modelar
| Entidad | Para qué sirve | Prioridad |
|---|---|---|
| Brief | Entrada formal del proceso. Sin él no hay planeación | Alta |
| Tabulador | Tabla de tarifas por puesto. Base del cálculo PXE | Alta |
| Despiece | Lista exacta de recursos requeridos por evento | Alta |
| Turno | Persona × días × puesto. Base del cálculo PXE y asistencia | Alta |
| Renta | Recurso externo cuando no hay propio disponible | Media |
| Gasto | Registro de costo real contra ODSRubro por Proveedor Interno | Media |
| Contrato | Documento que activa Pasada 2 de Planeación | Media |
| Tipo de Día | Previo / Montaje / Show / Guardia / Desmontaje — afecta cálculo PXE | Alta |
Estados del Evento (flujo completo)
PROSPECTO → CONFIRMADO → EN_PLANEACION → LISTO → EN_OPERACION → [PM entrega] → CERRADO
↑
Show Coordinator aprueba
El evento NO pasa a CERRADO automáticamente al terminar el Load Out. Requiere aprobación explícita del Show Coordinator con entregables completos.
Qué NO hace este sistema
- Cotizaciones al cliente → Odoo
- CRM y pipeline comercial → Odoo
- Facturación y contabilidad → Odoo
- Contratos con clientes → Odoo
Este sistema es el sistema operativo de la ejecución. Odoo es el sistema comercial y financiero externo.