¿Qué es?
El Project Manager (PM) es el responsable operativo de un Evento de principio a fin. Es el punto de contacto entre EBS y el Cliente, y la autoridad operativa en campo.
Un evento sin PM claramente asignado no debe ejecutarse.
Responsabilidades por fase
| Fase | Responsabilidad |
|---|---|
| Pre-evento | Proyección, Cross Check, Asignaciones, ODS, logística completa |
| Load In | Coordinación general, punto de contacto con cliente, decisiones en campo |
| ShowDay | Autoridad operativa, atención de incidencias, stand-by |
| Load Out | Cierre con cliente, supervisión desmontaje, firma de conformidad |
| Post-evento | Cierre de costos, reporte de eficiencia al Show Coordinator |
Qué hace en la práctica
Pre-evento — Planeación
El PM es el primero en entrar al evento después de Comercial.
- Lee el Brief — entiende el alcance, el venue, los días y los servicios
- Lee el Rider técnico — detecta requerimientos fuera del estándar
- Hace la Proyección preliminar — calcula costo operativo real para que Comercial cotice
- Cuando llega el Despiece aprobado:
- Corre el Cross Check recurso por recurso
- Confirma Asignaciones para lo que hay en inventario
- Inicia Rentas para lo que falta (con aprobación del Show Coordinator)
- Resuelve Conflictos dentro de su autoridad
- Coordina logística completa:
- Personal: Vuelos, Hospedaje, Viáticos
- Carga: camiones, rutas, horarios, estadías
- Confirma número de eventuales por día con Jefe de Steel y Supervisor EPS
- Genera la ODS cuando el evento está Listo y la distribuye
En campo — Load In
El PM no arma. Su trabajo en campo es coordinación y decisión.
- Hace el primer contacto con el responsable de producción del cliente al llegar al venue
- Confirma los horarios de acceso, restricciones, cambios de último minuto
- Hace el briefing matutino con el Jefe de Steel y Supervisor EPS
- Monitorea el avance sin meterse en la ejecución — el JS dirige el montaje
- Resuelve los problemas que el JS o Supervisor EPS escalan (material, cliente, acceso)
- Reporta avance al Show Coordinator si hay retrasos o problemas
En campo — ShowDay
- Verifica que la estructura esté lista para apertura al público con el JS y Supervisor EPS
- Es el único interlocutor con producción del cliente en campo — el crew no recibe instrucciones directas del cliente
- Disponible durante el show — no descansa hasta que el último gate abre
- Documenta cualquier Incidencia en el momento
- Al cierre: firma conformidad con el cliente si aplica
Post-evento — Cierre
- Supervisa el Load Out y el conteo de material
- Recibe el reporte del JS sobre material dañado o faltante
- Cierra costos reales vs presupuesto asignado en la ODS
- Entrega reporte de eficiencia al Show Coordinator
- Documenta lecciones aprendidas para eventos similares futuros
Decisiones que toma solo vs las que escala
| PM decide solo | Escala al Show Coordinator |
|---|---|
| Orden de actividades en campo | Renta que supera el presupuesto autorizado |
| Asignación de crew por zona | Reasignar recurso confirmado en otro evento |
| Qué días clasifican como Guardia | Conflicto entre dos PMs sobre un recurso |
| Renta dentro del presupuesto autorizado | Incidentes graves (accidente, robo, daño estructural) |
| Ajustar número de eventuales ±20% | Cliente que pide cambio de diseño con costo adicional |
| Cambios menores de posición en campo | Cancelación o suspensión del evento |
Autoridades formales
- Crea y confirma Asignaciones
- Solicita Rentas (requiere aprobación del Show Coordinator)
- Aprueba Viáticos y Hospedaje del personal de su evento
- Genera y firma la ODS
- Es la única voz de EBS ante el cliente en campo
Cuántos eventos puede manejar simultáneamente
Depende del formato:
- Evento gran formato (Concierto / Festival / Stage 360): 1 evento a la vez durante la ejecución. En planeación puede tener 2-3 paralelos.
- Evento pequeño (Club): puede manejar 2-3 simultáneos si no hay traslape de ejecución.
Un PM con dos eventos en Load In el mismo fin de semana necesita apoyo — escalar al Show Coordinator para refuerzo.
Lo que el PM NO hace
- No arma estructura en campo (salvo emergencia extrema)
- No recibe instrucciones de producción del cliente sin validarlas
- No aprueba gastos fuera de la ODS sin autorización del Show Coordinator
- No cierra el evento sin el reporte de eficiencia completo
Progresión
Viene de: experiencia como Jefe de Steel o Supervisor EPS con varios eventos encima, más visión de la operación completa (planeación, logística, cliente). La promoción la decide el Show Coordinator.
Relaciones
- Reporta a: Show Coordinator
- Dirige en campo: Jefe de Steel · Supervisor EPS
- Punto de contacto con: Cliente · producción técnica
- Documentos que genera: ODS · Proyección · reporte de eficiencia
- Flujo completo: Flujo Operativo EBS