¿Qué es?
El Cierre de Evento es el proceso formal mediante el cual el Project Manager entrega el evento a Show Coordinator con toda la información de ejecución real, costos y eficiencia.
No termina con el Load Out físico — termina cuando todos los proveedores internos están pagados y cerrados, y el Gerente recibe el reporte de eficiencia.
Por qué es necesario formalizarlo
Hoy no existe un checklist formal. El sistema debe estandarizarlo para:
- Garantizar que ningún pago quede pendiente
- Medir la eficiencia real vs proyectada
- Identificar aprendizajes para futuros eventos similares
- Liberar oficialmente los Recursos del Evento
Checklist de cierre (entregables del PM)
1. Cierre operativo
- Load Out completado y confirmado por Almacén
- Entrada de Almacen registrada con estado de cada recurso
- Recursos dañados reportados e iniciado Mantenimiento de Recurso
- Recurso Temporales devueltos al proveedor sin faltantes
2. Cierre de personal
- Todos los Turnos del evento marcados como Ejecutados o Cancelados
- Lista de asistencia final entregada por Jefe de Steel y Supervisor EPS
- Turnos de Guardia revisados — conversiones a Montaje autorizadas si aplica
- Aprobación de PM enviada a Pagos Por Evento (destajos)
3. Cierre de proveedores internos
- Logistica de Carga — viajes cerrados y pagados
- Logistica de Personal — vuelos, hospedaje y viáticos liquidados
- Compras y Rentas — rentas cerradas, ODC pagadas
- Pagos Por Evento (destajos) — destajos procesados y pagados
4. Reporte de eficiencia (entregable al Show Coordinator)
El PM entrega a Show Coordinator un documento con:
Budget vs Actual por rubro:
| Rubro | Presupuestado | Real | Varianza | % Eficiencia |
|---|---|---|---|---|
| Logística Carga | ||||
| PXE (Destajos) | ||||
| Logística Personal | ||||
| Extras / Rentas | ||||
| Total |
Day by Day: Reporte cronológico de lo que ocurrió cada día operativo:
- Avance de montaje
- Incidencias registradas
- Personal presente vs planeado
- Decisiones tomadas
Eficiencia de recursos:
- Recursos que llegaron dañados
- Recursos que no se usaron (sobra en Despiece)
- Recursos que faltaron (Rentas de emergencia)
Eficiencia de tiempo:
- Días planeados vs días reales por fase
- Retrasos y sus causas
Quién aprueba el cierre
El Show Coordinator revisa los entregables y aprueba el cierre formal. Solo entonces el Evento pasa a estado Cerrado en el sistema.
Estado del Evento
Load Out completado → PM prepara entregables → Gerente aprueba → Evento: Cerrado
El Evento no debe cerrarse automáticamente al terminar el Load Out — requiere aprobación explícita del Gerente con los entregables en mano.
Relaciones
- Depende de que el Load Out esté completo
- Consume los Turnos ejecutados para el reporte de PXE
- Consume los Costos reales vs Presupuesto para la eficiencia
- Libera todas las Asignaciones del Evento
- Su aprobación actualiza el Inventario definitivamente