¿Qué es?
La Planeación Operativa es el proceso mediante el cual el Project Manager traduce el Brief en un plan ejecutable: qué personal, qué recursos, qué logística, cuánto cuesta.
No es una entidad ni un documento — es una fase del Evento. El Evento está “En planeación” mientras este proceso ocurre.
Dos pasadas
Pasada 1 — Preliminar (pre-contrato)
Cuándo: Apenas existe el Brief, antes de que el Contrato se firme.
Quién: Project Manager o Show Coordinator, con apoyo de Jefe de Steel y Supervisor EPS según el tipo de evento.
Qué hace el PM:
- Lee el Brief y con base en su experiencia estima:
- Cuántas personas por puesto se necesitan
- Cuántos días por tipo (Tipo de Dia: Previo, Montaje, Show, Desmontaje)
- Qué logística de personal requiere (vuelos, hospedaje, viáticos)
- Qué equipos adicionales podrían necesitarse
- El sistema calcula la Proyección de costos usando el Tabulador
Resultado: Proyección de costos operativos que Comercial usa como base real para armar su cotización al cliente. Sin esta pasada, Comercial cotiza a ciegas.
Pasada 2 — Definitiva (post-contrato)
Cuándo: El Contrato está firmado y el Despiece aprobado llega de Diseño.
Qué hace el PM:
- Recibe el Despiece aprobado
- Ejecuta el Cross Check de Disponibilidad recurso por recurso
- Confirma Asignaciones para inventario disponible
- Inicia Rentas para lo que no hay en inventario
- Resuelve Conflictos detectados
- Confirma o ajusta Turnos del personal
- Coordina Logistica de Personal: Vuelos, Hospedaje, Viaticos
- Coordina Logistica de Carga: rutas, Vehiculos, horarios
Resultado: Evento pasa a estado Listo → se genera la ODS
Por qué dos pasadas importan
Hoy en EBS, Operaciones solo hace la pasada 2. Comercial hace su propia estimación en paralelo (sin tabulador real) y luego Operaciones la compara y solicita ajuste si no cuadra.
El sistema debe habilitar la pasada 1 para que Comercial deje de estimar a ciegas y use los números reales de Operaciones desde el inicio.
Entradas
| Pasada | Entradas |
|---|---|
| Preliminar | Brief + experiencia del PM + Tabulador |
| Definitiva | Despiece aprobado + Inventario + Asignaciones existentes |
Salidas
| Pasada | Salidas |
|---|---|
| Preliminar | Proyección de costos para Comercial |
| Definitiva | Asignaciones confirmadas, Turnos, Evento = Listo, ODS |
Quién ejecuta
Project Manager como responsable principal. Show Coordinator toma decisiones de Renta y resolución de Conflictos. Jefe de Steel y Supervisor EPS validan cantidades de personal y material.
Relaciones
- Consume el Brief (pasada 1) y el Despiece (pasada 2)
- Genera la Proyección de costos
- Produce Asignaciones confirmadas
- Detecta Requerimientos y Conflictos
- Su completitud habilita la ODS